Jak poprawić swoją efektywność domową i usprawnić swoją codzienność z wykorzystaniem bardzo prostych zabiegów z dziedziny myślenia wizualnego i komunikacji wizualnej?
1. Kategoryzowanie i oznaczanie pożywienia
Kto zaczął kiedyś gotować makaron, a potem już w trakcie gotowania grzebał w śmietniku w poszukiwaniu opakowania, na którym było napisane ILE MINUT się go właściwie gotuje – niech pierwszy rzuci swoim penne al dente!
Żeby tego uniknąć ja robię tak. Przekładam makaron do szklanego słoja i umieszczam tam karteczkę z tą kluczową informacją o czasie gotowania. Czasem naklejam ją na słój, zależy jak bardzo mnie fantazja poniesie. Skomplikowane jak cholera, prawda?
Wkładka dosłoikowa przypominająca o producenckiej długości gotowania makaronu:
Przy okazji (jako żem wielką fanką stand-upu) uważam, że to dobra okazja do poheheszkowania w tematyce nietolerancji oraz zatrzęsienia rodzajów mleka:
2. Komunikacja ze śmieciarzami
W tym poście na blogu (pierwsza publikacja 30 marca 2020) opisałam co prawda już 10 sposobów na to, jak wykorzystywać myślenie wizualne w domu, ale ta lista nie kończy się na tych 10 punktach. Poniżej znajdziesz kolejny patent sprawiający mi niezwykłą frajdę. Rzecz dotyczy śmieci.
A skoro o śmieciach mowa, to – czemu by nie, #KtoKreatywnemuZabroni, widzieliście nasz film o śmieciach właśnie? Zrobiliśmy go jako ExplainVisually.co dla Miasta Marki:
Otóż mieszkamy pod Warszawą (w tzw. powiecie Warszawa Zachód) i naszą wieś obsługuje w departamencie śmieci firma Byś. Nasi panowie z Bysia mają z jednej strony irytujący, ale z drugiej strony bardzo logiczny i zrozumiały odruch dawania Ci zawsze tyle worków danego koloru, ile od Ciebie zabrali. Jak wydałeś im w danym tygodniu 3 żółte worki (tzw. „sztuczne”), to dostaniesz od nich na nowo 3 żółte worki. Dałeś 2 niebieskie (papier), dostaniesz 2 niebieskie. Nie mniej, nie więcej.
Rzecz w tym, że jakimś cudem te worki nam się zaczęły nadmiernie kumulować, mieliśmy ich więcej, niż kiedykolwiek bylibyśmy w stanie je zużyć. Uznałam, że pora im mój przebiegły i ekologiczny plan zakomunikować. I oto co zrobiłam. Każdorazowo przy wywozie śmieci stawiałam przez kilka miesięcy przygotowaną do tego celu paletę, na której się komunikowałam z Panami z Bysia:
W garażu zaś miałam rozpiskę, na której zaznaczałam, ekhm, stan magazynowy worków. Stąd właśnie brałam te liczby i co dwa tygodnie przy okazji wywozu śmieci aktualizowałam je na paletowej rozpisce 🙂
Wieczorami fantazjowałam, że panowie w przerwie na lunch rozmawiają ze sobą rozczuleni:
- Ale Ci spod ósemki to widziałeś dziś? Jeszcze 12 worków mają sztucznych.
- No mają. Niesamowite, nie?
- Lubię tam do nich jeździć.
- Tak, ja też. Ta ich paleta robi mi dzień.
3. (wizualna) Segregacja śmieci
Nie jesteśmy typowym polskim domem. Mini-wersje koszy na śmieci (z każdej z pięciu kategorii) są co prawda w szufladzie pod zlewem, ale duże kosze zasadnicze stoją pod oknem w kuchni. Zawsze stoją ułożone w tej samej kolejności i są zresztą obrysowane odpowiednimi ikonami. Dzięki temu wiemy co gdzie wyrzucać – wiedzą to też przychodzący do nas goście, nie trzeba im tego w kółko tłumaczyć (albo potem grzebać w śmieciach segregując niepoprawnie wyrzucone śmieci):
Co ciekawe: analogiczne (ale mniejsze) kosze stoją u mnie w domowej pracowni, ale jak możesz zwrócić uwagę, w nieco innej kolejności. Pierwszy z lewej jest nie koszt na śmieci sztuczne (tak jak w kuchni), ale kosz na papier. Dlaczego?
Ano wynika to trochę z kaizenowskiej metodologii 5S (czym jest 5S tłumaczy poniższy krótki filmik znaleziony przeze mnie na YouTube):
Kosze (można by powiedzieć) są ustawione „ważnością” i częstotliwością korzystania z nich. Najbardziej po lewej są śmieci wyrzucane najczęściej, a najbardziej po prawej są śmieci najmniej popularne (są to oczywiście śmieci zmieszane). I tak najczęstszymi śmieciami w kuchni są śmieci sztuczne, a u mnie w pracowni jednak papierowe.
Kiedy siedzę przy biurku w pracowni i odchylam się do tyłu w prawo (by wyrzucić coś do kosza) – kosz na papier jest ustawiony dla mnie „najbliżej”. Wymaga ode mnie najmniejszego odkręcenia się (a to oznacza mniej roboty dla mojego fizjoterapeuty, Michała Olka).
4. Karteczki przyklejone na komputer
Jak pisałam we wpisie o 15 aplikacjach, narzędziach i stronach wspierających język wizualny, na co dzień do zarządzania strumieniem swoich zadań i projektów korzystam z Asany (trudno mi sobie wyobrazić życie bez niej!). Czasem zdarza mi się jednak także korzystać z błogosławieństwa powierzchni swojego monitora i przyklejam do niego coś, na czego widzeniu (nawet tzw. kątem oka) bardzo mi zależy.
Podzieliłam te kartki na 3 kategorie:
5.1 STRASZAK (komunikat: «unikaj!»)
Jest to straszajko-przypominajka zniechęcająca mnie do prokrastynacji (źródło pochodzenia tych stworków jest tutaj na portalu WaitButWhy.com). Czyli widzimy tu przykład materializacji „motywacji OD”. Zwizualizowałam sobie to, czego chcę unikać (tu dla prymusów więcej o podziale motywacji na motywację OD oraz motywację DO):
5.2 MOTYWATOR (komunikat: «rób to!»)
Druga kategoria to kartka motywująca i zachęcająca (motywacja DO). Na poniższym zdjęciu widzicie na przykład kartkę, którą miałam na swoim komputerze przez dobrych kilka miesięcy, a która pomagała mi wyrobić nawyk zajmowania się szeroko pojętymi priorytetami tygodniowymi (wcześniej jakoś nie miałam w zwyczaju ich wyznaczać. Wyznaczałam tylko priorytety kwartalne, miesięczne i dzienne… A tygodniowych nie. Niezły bezsens, co? ):
5.3 ZADANIA DZIENNE / TYGODNIOWE
Kolejnym pomysłem jest też np. przyklejenie karteczek z najważniejszymi danego dnia (czy tygodnia) zadaniami czy priorytetami - żeby nie tracić ich z mentalnego pola widzenia (są szczególnie mile widziane, kiedy nagle złapiesz się na tym, że siedzisz na YouTubie oglądając filmiki z kotami, gdy tak naprawdę powinieneś / powinnaś robić jedno z tych zapisanych na karteczce zadań). Poniżej przykład zdjęcia, na którym – na dole – widać takie dwie karteczki z zadaniami, o których chciałam sobie przypominać:
Wiem, że są ludzie, którzy stosują tego typu wokół-monitorowe zarządzanie zadaniami. Nie jest to do końca moje wyjściowe rozwiązanie (bo jestem fanką Asany i bullet journala plus nie starczyłoby mi powierzchni ekranu na wszystkie zadania), ale jeśli Tobie to pasuje i chcesz to wznieść nawet na jeszcze wyższy poziom, to wiedz, że są nawet produkty wspierające tę ideę. Na przykład coś takiego znalazłam na Allegro. Jakby Ci własnego ekranu było mało
6. Excel z rozpiską zadań
Był też w moim życiu czas (a konkretnie lipiec 2020 – styczeń 2021), kiedy pracowałam nieco mniej na Asanie, ale testowałam alternatywne rozwiązanie w Excelu (a tak, mylypańswo, Excel to narzędzie ekstremalnie wizualne!). Stworzyłam sobie specjalny arkusz kalkulacyjny, w którym miałam miejsce na maksymalnie 10 najważniejszych zadań (po 10 na każdy dzień) i każdego dnia odfajkowywałam sobie ile spośród nich zrobiłam (u nas w firmie, czyli w ExplainVisually.co posługujemy się też skrótem MIT, czyli most important task. Dzięki temu możemy mówić, że np. „natrzaskałam dziś 7 mitów!”). Wyglądało to mniej więcej tak:
W excelu jest też miejsce na śledzenie swojej efektywności w rozkładzie miesięcznym. Poniżej przykład, jak to może wyglądać (formatowanie warunkowe powoduje, że masz oczywiście czaderskie kolory pokazujące Ci jak bardzo jesteś produktywny i zielony, albo jak bardzo lecisz w kulki na czerwono):
Gdyby był tu jakiś psychopata, który chce przetestować działanie tego Excela na własnej skórze (a wiem, że przynajmniej jeden jest), to możecie sobie pobrać tego excela stąd. Jest tam też oczywiście poglądowa instrukcję, jak z tego pliku korzystać (miniatura także poniżej):
Natomiast gorąca prośba: nie zasypujcie mnie teraz pytania z cyklu: „a pose Pani, nie działa mi ta formuła tutaj!”, albo „a pose Pani a jak zrobić to i tamto w Excelu?”. Ja nie jestem Panią od Excela (ja jestem Ryślicielką®). Ale na przykład nasz jeden Klient w istocie j e s t Panem od Excela! Poniżej film, jaki dla niego zrobiliśmy (a tu możesz przeczytać nawet całe case study na temat naszej współpracy z firmą SkuteczneRaporty.pl):
7. Wizualny harmonogram (wykres Gantta)
Wykresów Gantta chyba nie trzeba nikomu przedstawiać (a jeśli trzeba, to można sobie to wygooglać albo przeczytać mój post o Małym Księciu, gdzie znajduje się kilka przykładów dobrych wykresów Gantta).
Kiedy w okresie od maja 2020 do lutego 2021 pracowałam nad bardzo skomplikowanym i złożonym projektem (zwanym potocznie MOCAT), musiałam sobie pomagać presją czasu, ustalonymi deadline’ami i wciąż przypominać, że ilość roboty jest naprawdę nieskończona. Miałam oczywiście zrobiony bardzo szczegółowy harmonogram w pliku, ale co z tego…? Skoro żeby wiedzieć do kiedy jest zadanie X trzeba… WEJŚC DO PLIKU! A nie miałam go przecież otwartego non-stop…
Może jeszcze kilka słów w ramach ekspresowego case study:
Harmonogram w Excelu na wykresie Gantta czy po prostu w Wordzie?
Ano spójrz. Porównaj te dwa pliki. Tak wygląda wzór, który miałam wypełnić (jako rebeliant nie wypełniłam). W żółtej kolumnie są zaznaczone deadline’y (do kiedy miałaby być zrobiona dana rzecz):
Tak z kolei wyglądał harmonogram, który zrobiłam (zaraz po tym jak ocknęłam się po omdleniu widząc ten nieintuicyjny harmonogram w wordzie). Kierowałam się najważniejszą w harmonogramach intencją – czyli przejrzystość i jasność co do tego CO jest do zrobienia, W JAKIEJ KOLEJNOŚCI to robić i DO KIEDY mam to zrobić.
Wykresy Gantta nadają się do tego idealnie, nie wyobrażałam sobie tego zrobić inaczej, jak właśnie w Gancie. Każde zadanie (wiersze) oznaczyłam innym kolorem, a w kolumnach widziałam dni, w jakie będę się zajmowała danym zadaniem:
Zwykły Word (ten który dostałam od Klienta) nie pokazywał wizualnie CZASU i całego procesu z lotu ptaka (czy też – z lotu drona).
(no dobra, koniec case study).
Ale plik z harmonogramem w Excelu to jedno. Wspomniałam, przecież o problemie, jakim jest to, że widzę plik tylko wtedy, kiedy mam go otwartego na komputerze… Jak już go miałam, to wydrukowałam sobie ten tęczowy harmonogram i przypięłam do podstawki, na której stoi mój iMac, żeby mieć te daty i cały proces cały czas na łatwym widoku:
Co więcej był tam także przymocowany spinacz biurkowy, który przesuwałam codziennie, żeby zaznaczać sobie spinaczem tak zwane DZISIAJ (niczym w trzymiesięcznych kalendarzach ściennych z okienkiem), a dzięki temu wiedzieć, jak bardzo, ekhm, jestem w dupie:
8. Bullet journal (bujo) a efektywność
Od stycznia 2021 testuję kolejną metodę, do której przymierzałam się od dawna. Nadal bazą podstawową jest dla mnie Asana, ale korzystam także z metody bullet journal, żeby wesprzeć moje skupienia na priorytetach. Poniżej kilka przykładów, jak w sposób wizualny można wspierać swoją efektywność osobistą (po więcej a metodzie bullet journal zapraszam oczywiście do mistrzyni z tego zakresu, czyli Kasi działającej dawniej na Worqshop.pl a teraz u PaniSwojegoCzasu.pl.
Pierwsze co widzisz to tzw. habit tracker, czyli miesięczna rozpiska pozwalająca mi śledzić codzienne nawyki czy taski, których częstotliwość i występowanie chcę widzieć z lotu ptaka:
Z kolei to, co widzisz tu to przykładowa rozkładówka z zadaniami planowanymi na dany tydzień (w tym przypadku na tydzień 3 (roku 2021) oraz tydzień 4.
Po każdym zakończonym tygodniu – i to już widać nawet poniżej na bazie tych dwóch rozkładówek – mogę udoskonalić rozkładówkę na każdy kolejny tydzień, żeby była dla mnie jak najbardziej użyteczna.
Podsumowanie
Jak widzisz myślenie wizualne, komunikacja wizualna czy też język wizualny (nie są to synonimy, ale sformułowania na tyle bliskie sobie, że wrzucam je „do jednego wora”) mogą w bardzo prosty sposób wesprzeć Twoją codzienną efektywność. I to w bardzo różnych zakresach. Przypominam je poniżej:
- kategoryzowanie i oznaczanie na przykład pożywienia (więcej o wizualizacji w służbie kategoryzacji znajdziesz w poście „Myślenie wizualne w domu”),
- komunikacja wizualna (np. ze śmieciarzami) czy też zarządzanie zasobami (takimi jak kolorowe worki na śmieci),
- (wizualna) segregacja śmieci i oznaczanie koszy odpowiednimi ikonkami,
- rzucające się w oczy karteczki przyklejone wokół monitora komputera (w trzech kategoriach: straszak, motywator, zadania dzienne lub tygodniowe),
- planowanie dziennych zadań i rozliczanie ich w Excelu (przypominam, że Excel jest do pobrania stąd),
- harmonogramowania (na wykresie Gantta) najpierw w Excelu, a potem na wydruku umieszczonym w polu Twojego widzenia,
- planowania metodą bullet journal w swoim notesie bujo.
Co jeszcze dodał(a)byś do tej listy?